Đào tạo thư ký, trợ lý chuyên nghiệp

Thời lượng

Nội dung chi tiết

Thực hành

0,5 buổi

Tổng quan về nghề thư ký trợ lý

• Giới thiệu chương trình, tổng quan về nghề thư ký trợ lý, phân biệt giữa Thư ký và trợ lý
• Phong thái của thư ký và trợ lý
• Con đường phát triển sự nghiệp của thư ký và trợ lý
• Vai trò của vị trí thư ký và trợ lý đối với tổ chức

Thảo luận 1: Phân biệt rõ thư ký

– trợ lý: quyền hạn, phạm vị trách nhiệm,…

Kết quả sau thảo luận:

• Xây dựng chân dung thư ký, trợ lý chuyên nghiệp
• Con đường phát triển sự nghiệp của nghề thư ký, trợ lý

0,5 buổi

Kỹ năng chuẩn bị lịch và nội dung chương trình làm việc

• Sắp xếp lịch làm việc cho lãnh đạo theo ngày/tuần/tháng/năm;
• Chuẩn bị tài liệu trước mỗi buổi làm việc;
• Xử lý chương trình làm việc đột xuất;
• Chuẩn bị nội dung làm việc;
• Thông báo làm việc cho các bên liên quan;
• Chuẩn bị nội dung phát biểu của lãnh đạo.

• Xử lý casestudy
• Thảo luận nhóm: cách áp dụng kiến thức vào công việc như thế nào

1 buổi

Kỹ năng soạn thảo văn bản nội bộ

• Những yêu cầu về thể thức;
• Những yêu cầu về soạn thảo;
• Cách thức trình bày, văn phong soạn thảo Thông báo;
• Cách thức trình bày, văn phong soạn thảo Công văn;
• Cách thức trình bày, văn phong soạn thảo Quy chế, Quy trình, biên bản họp…

• Thực hành soạn thảo văn bản theo mẫu;
• Lên nội dung chi tiết cho văn bản thuộc những tình huống thường gặp.

2 buổi

Kỹ năng tổ chức hội nghị, hội họp và đi công tác

• Chuẩn bị nội dung công tác, lên lịch trình làm việc;
• Đặt vé, đặt khách sạn, chuẩn bị quà tặng cho khách hàng phù hợp văn hóa và bối cảnh;
• Chuẩn bị chương trình, các thông tin liên quan đến buổi làm việc;
• Điều phối chương trình làm việc trong và ngoài thực địa

• Xử lý casestudy
• Chia sẻ kinh nghiệm thực tế

2 buổi

Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp và nghi thức lễ tân ngoại giao

• Khái niệm giao tiếp
• Quá trình giao tiếp

+ Các dạng truyền đạt thông tin

+ Những rào cản trong truyền đạt thông tin

+ Bí quyết truyền đạt thông tin hiệu quả

• Các nguyên tắc trong giao tiếp
• Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp:
• Kỹ năng tạo thiện cảm trong giao tiếp;
• Kỹ thuật bắt tay khi gặp mặt;
• Kỹ thuật trao danh thiếp;
• Kỹ thuật bắt đầu câu chuyện;
• Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại;
• Kỹ thuật tạo hình ảnh, uy tín cho bản thân qua kỹ năng giao tiếp, đón tiếp khách hàng, đối tác;
• Kỹ năng lắng nghe……

• Hoạt động khởi động
• Bài tập giao tiếp cơ bản, giới thiệu bản thân và cách chào hỏi, làm quen.
• Bài tập tình huống về Rào cản trong giao tiếp
• Thực hành nhóm về Giao tiếp phi ngôn từ
• Thực hành các kỹ năng giao tiếp

1 buổi

Kỹ năng lập và trình bày báo cáo

• Phân loại báo cáo
• Kỹ năng lập báo cáo
• Yêu cầu Báo cáo
• Kỹ năng trình bày báo cáo
• Các case study điển hình về Báo cáo hiện nay.

• Thực hành lập và trình bày Báo cáo thường gặp

1 buổi

Kỹ năng tham mưu

• Tổng quan về tham mưu và các nguyên tắc trong tham mưu
• Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin trong công tác tham mưu
• Kỹ năng trình bày, thuyết phục lãnh đạo về vấn đề đang tham mưu

• Thực hành nhóm theo tình huống giả định: rèn luyện kỹ năng tham mưu, thuyết phục sếp

1 buổi

Kỹ năng giải quyết vấn đề bên trong và ngoài doanh nghiệp

Mâu thuẫn

• Giới thiệu chung về các loại Mâu thuẫn
• Các Phong cách giải quyết khác nhau khi có mâu thuẫn xung đột:
• Định nghĩa về Xung đột
• Các dạng xung đột
• Cách quản lý và giải quyết xung đột Khủng hoảng
• Định nghĩa về Khủng hoảng
• Phân biệt và nhận diện các dạng khủng hoảng tiềm ẩn
• Cách giảm thiểu và lên kế hoạch giải quyết khủng hoảng

• Giải quyết các vấn đề theo Case study
• Bài tập nhóm về giải quyết các tình huống mâu thuẫn, xung đột bên trong/ bên ngoài.
• Chia sẻ kinh nghiệm giải quyết các vấn đề về Mâu thuẫn, xung đột, khủng hoảng bên trong/ bên ngoài